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如何應對開放辦公室干擾?Poly博詣有高招!

來源: 作者: 時間:2019-11-21

 
理想很豐滿,現實很骨感
吸引員工的新潮工作空間,更具成本效益的辦公空間,支持靈活的工作方式,鼓勵合作與創新的工作環境,這是許多公司夢想中的當今開放式辦公空間。
告別傳統的辦公隔間,迎接通風敞亮的工作環境:配備可進行私密談話的空間和小型會議室,以及各種福利設施:咖啡機、攪拌機、乒乓球桌、電子遊戲等。
聽起來很棒? 其實未必。
如今,很多員工喜歡開放式辦公室的美感和氛圍。半數以上員工表示他們更喜歡開放式共享辦公室,且該比例在年輕一代中穩步上升。但對當今開放式辦公室出現的各種功能性問題,卻讓他們感到非常失望。
与“充滿活力的團隊在公共空間進行頭腦風暴和創新活動”相反你更有可能看到的是員工們因周圍環境吵雜而感到惱火甚至躲起來。據調查全球5151 名上班族所面臨的現實情況,幾乎所有人都表示在工作時受到過干擾,超過1/3 的受訪員工總是或經常受到干擾,在這樣的環境下能把工作完成,非常不易!
爲什麼需要關注這些問題?
這不僅令人煩惱,還會導致員工長期無法完成工作
近1/3 的開放式辦公室員工表示,干擾性環境讓他們每天損失一小時甚至更多的有效工作時間。近一半的員工表示在工作時無法集中注意力。近3/4 的受訪員工表示,如果能夠減少辦公室干擾,他們工作將更有效率。
在所有受訪國家中,相比年紀較長的員工,干擾性環境讓年輕一代員工損失更多有效工作時間。隨着這些年輕人在員工隊伍中的佔比增加,這種挑戰只會越來越嚴重。
開放式辦公環境中的干擾會損害客戶和員工的體驗
員工表示:減少辦公室干擾將提高其專注度、滿意度、甚至幸福感。超過一半的員工表示,他們在通話時很難聽清彼此;近1/4 的員工曾在與客戶通話時有過不專業的表現,這種是一個令人擔心的現象。
開放辦公室的最大困擾?
吵鬧的同事!
大多數員工無法擺脫同事的噪音和干擾。現在的新型開放式辦公室提供了各種有趣的工作空間,從共享工作桌到提供免費食物和飲料的自助餐廳,即便如此大多數員工在大部分工作時間內都在其主要工作區內,但這當然不同於有“一扇门”可以阻隔噪音。僅1/3 的受訪員工表示在工作日有封閉式辦公室可以“躲起来”。
六大辦公室干擾
即使在嘈雜的開放式辦公室,員工還是需要完成工作。但是您很難想象每天有多少事情會分散一名普通員工的注意力,以下是名列前六名的“强”或“超强”干扰:
IT 可以解決干擾問題?
大多數員工都不知道,在公司中找誰才能最好地解決開放式辦公室困境,減少在開放辦公環境中受到的干擾。僅1/7的員工會找 IT 部門解決辦公室干擾問題,超過一半(53%)的員工會找其直屬經理,大約 1/3 的員工會找人力資源或設施部門。
IT 部門通常擁有相關技術和工具的所有權和訪問權,能夠較大限度地減少噪音干擾,但僅有1/7的員工選擇找IT部門,顯然這讓很多公司錯失解決問題的機會。
根據高德納公司的數據,大約2/3的商業領袖認爲他們的公司需要加快數字化轉型,否則將面臨失利給競爭對手的風險。創建一個易於適應、便於協作和高效工作的辦公環境,是目前工作場所轉型中的一個重要元素,IT 部門能夠很好地實現這個願景。
IT 團隊應該聯合公司各部門,並致力爲開放式辦公環境的員工減少干擾,幫助公司意識到並充分發揮提高注意力、生產力和員工滿意度的益處。
7个步骤
解決開放式辦公環境的干擾問題
#1 在公司內尋找解決問題的人
與您的 IT、人力資源和工作場所解決方案同事討論解決干擾問題的意義,商討讓員工們一起工作的方式,如何構建工作場所,以能更好的鼓勵團隊協作,並提供安靜空間來專注完成重要及緊急任務?
#2 瞭解員工對干擾的看法
對員工進行調查,瞭解噪音和干擾對您的員工和底線造成什麼影響。最主要的問題是什麼,其影響是什麼?
#3 制定一份全面計劃
與跨職能團隊合作,討論如何配備員工和辦公場所,來打造零噪音和零干擾的開放式辦公環境,制定一份共同願景和戰略。關注業務驅動,您將如何減少干擾,提高員工的工作效率和專注度。
#4 研究技術解決方案
大多數員工都希望公司爲他們配備更好的技術來消除背景噪音。研究這些用來消除開放式辦公環境噪音和干擾的方法、技術和實踐,找到可靠的技術供應商幫助您測試、衡量和管理解決方案。
#5 找到創新的工作空間解決方案
減少開放辦公環境干擾,需要以很多技術打造一個可配置的靈活空間。比如:爲建造更爲安靜的區域,員工可以使用降噪耳機並遠離正在進行的通話。或者騰出空間做小型會議室和電話室,配備音頻視頻和內容共享平臺。從而確定最重要的實際應用需求,找到最佳解決方案。
#6 組織培訓
安排人力資源部門組織培訓,從源頭減少干擾。向經理展示大型跨時區虛擬團隊如何主導大型虛擬會議,培訓所有員工如何與現場和虛擬同事開展電話和視頻會議。IT 團隊熟悉Slack 和Skype 等在線平臺,可以爲還在努力實現舒適工作的團隊提供幫助。
#7 標準與衡量
一個更加整體性的方法會讓確定 ROI 變得更爲複雜。找到跨業務領域的測量標準,並將其納入您的測量方法。例如,確保組織已全面衡量員工體驗,包括辦公室設計、個人工作區、技術和員工實踐。
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